POLÍTICA ANTICORRUPCIÓN Y SOBORNO
1. Declaración de política
1.1 Nuestra política es realizar todos nuestros negocios de manera honesta y ética. Adoptamos un enfoque de tolerancia cero ante el soborno y la corrupción y estamos comprometidos a actuar de manera profesional, justa y con integridad en todos nuestros tratos y relaciones comerciales, dondequiera que operemos, y a implementar y hacer cumplir sistemas efectivos para contrarrestar el soborno.
1.2 Cumpliremos con todas las leyes relevantes para contrarrestar el soborno y la corrupción en todas las jurisdicciones en las que operamos. Sin embargo, seguimos sujetos a las leyes del Reino Unido, incluida la Ley de Sobornos de 2010, con respecto a nuestra conducta tanto en el país como en el extranjero.
1.3 El propósito de esta política es:
Establezca nuestras responsabilidades, y las responsabilidades de quienes trabajan para nosotros, al observar y defender nuestra posición sobre el soborno y la corrupción.
Brindar información y orientación a quienes trabajan para nosotros sobre cómo reconocer y abordar los problemas de soborno y corrupción.
1.4 El soborno y la corrupción son punibles para las personas con hasta diez años de prisión y, si se determina que hemos participado en actos de corrupción, podríamos enfrentar una multa ilimitada, ser excluidos de licitar contratos públicos y enfrentar daños a nuestra reputación. Por lo tanto, nos tomamos muy en serio nuestras responsabilidades legales.
1,5 En esta política, tercero significa una persona u organización con la que entra en contacto durante el curso de su trabajo con nosotros. Esto incluye clientes reales y potenciales, clientes, proveedores, distribuidores, contactos comerciales, agentes, asesores y organismos gubernamentales y públicos, incluidos sus asesores, representantes y funcionarios, políticos y partidos políticos.
2. ¿Quién está cubierto por la póliza?
La política se aplica a todas las personas que trabajan en todos los niveles y grados, incluidos gerentes superiores, funcionarios, directores, empleados (permanentes, de plazo fijo o temporales), consultores, contratistas, aprendices, personal en comisión de servicio, trabajadores a domicilio, trabajadores eventuales y personal de agencias. voluntarios, pasantes, agentes, patrocinadores o cualquier otra persona asociada con nosotros, o cualquiera de nuestras subsidiarias o sus empleados, donde sea que se encuentren (denominados colectivamente trabajadores en esta política).
3. ¿Qué es el soborno?
Un soborno es un incentivo o recompensa ofrecido, prometido o proporcionado con el fin de obtener cualquier ventaja comercial, contractual, reglamentaria o personal. Aquí hay unos ejemplos:
Ofreciendo un soborno
Ofrece a un cliente potencial una entrada para un evento deportivo importante, pero solo si hace negocios con nosotros.
Esto sería un delito, ya que está haciendo la oferta para obtener una ganancia comercial y una ventaja contractual. También es posible que se descubra que hemos cometido una infracción porque se ha hecho la oferta para obtener un negocio para nosotros. También puede ser una ofensa que el cliente potencial acepte su oferta.
Recibir un soborno
Un proveedor le da un trabajo a su sobrino, pero deja claro a cambio que esperan que usted use su influencia dentro de la organización para asegurarse de que sigamos haciendo negocios con ellos.
Es una ofensa para el proveedor hacer tal oferta. Sería una ofensa que aceptara la oferta, ya que lo haría para obtener una ventaja personal.
Sobornar a un funcionario extranjero
Usted hace arreglos para que la empresa pague un pago adicional a un funcionario extranjero para acelerar un proceso administrativo, como el despacho de nuestras mercancías por la aduana.
El delito de soborno a un funcionario público extranjero se ha cometido tan pronto como se hace la oferta. Esto se debe a que está diseñado para obtener una ventaja comercial.
4. Obsequios y atenciones
4.1 Esta política no prohíbe la hospitalidad normal y apropiada (brindada y recibida) hacia o de terceros.
4.2 Tiene prohibido aceptar un obsequio o dar un obsequio a un tercero, o no está prohibido dar o recibir obsequios, si se cumplen los siguientes requisitos:
No se hace con la intención de influir en un tercero para obtener o retener negocios o una ventaja comercial, o para recompensar la provisión o retención de negocios o una ventaja comercial, o el intercambio implícito o implícito por favores o beneficios;
Cumple con la ley local;
Se da en nuestro nombre, no en tu nombre;
No incluye dinero en efectivo o equivalente en efectivo (como certificados de regalo o vales);
Es apropiado dadas las circunstancias, por ejemplo, en el Reino Unido, es habitual que se entreguen pequeños obsequios en Navidad;
Teniendo en cuenta el motivo del obsequio, es de un tipo y valor adecuados y se entrega en el momento oportuno; y
Se da abiertamente, no en secreto.
4.3 Apreciamos que la práctica del mercado de dar obsequios comerciales varía entre países y regiones, y lo que puede ser normal y aceptable en una región puede no serlo en otra. La prueba que se aplicará es si en todas las circunstancias el obsequio o la hospitalidad es razonable y justificable. Siempre se debe considerar la intención detrás del regalo.
5. ¿Qué no es aceptable?
No es aceptable que usted (o alguien en su nombre):
Dar, prometer dar u ofrecer un pago, obsequio u hospitalidad con la expectativa o la esperanza de que se reciba una ventaja comercial o para recompensar negocios ya otorgados;
Dar, prometer dar u ofrecer un pago, obsequio u hospitalidad a un funcionario, agente o representante del gobierno para 'facilitar' o acelerar un procedimiento de rutina;
Aceptar el pago de un tercero que sepa o sospeche que se ofrece con la expectativa de que obtendrá una ventaja comercial para ellos;
Aceptar un obsequio u hospitalidad de un tercero si sabe o sospecha que se ofrece o se proporciona con la expectativa de que proporcionaremos una ventaja comercial a cambio;
Amenazar o tomar represalias contra otro trabajador que se haya negado a cometer un delito de soborno o que haya expresado inquietudes en virtud de esta política;
Participar en cualquier actividad que pueda dar lugar a una infracción de esta política.
6. Pagos de facilitación y comisiones ilegales
6.1 No realizamos ni aceptaremos pagos de facilitación ni 'comisiones ilícitas' de ningún tipo. Los pagos de facilitación suelen ser pagos pequeños y no oficiales que se realizan para asegurar o acelerar una acción gubernamental de rutina por parte de un funcionario gubernamental. No se pagan comúnmente en el Reino Unido, pero son comunes en algunas otras jurisdicciones en las que operamos.
6.2 Si se le solicita que realice un pago en nuestro nombre, siempre debe tener en cuenta para qué es el pago y si el monto solicitado es proporcional a los bienes o servicios proporcionados. Siempre debe solicitar un recibo que detalle los motivos del pago. Si tiene sospechas, inquietudes o consultas con respecto a un pago, debe plantearlas al gerente de cumplimiento.
6.3 Los sobornos suelen ser pagos que se realizan a cambio de un favor o una ventaja comercial. Todos los trabajadores deben evitar cualquier actividad que pueda dar lugar a, o sugerir, que realicemos o aceptemos un pago de facilitación o una comisión ilícita.
7. Donaciones
Hacemos / no hacemos contribuciones a partidos políticos, pero estas nunca se hacen en un intento de influir en ninguna decisión o para obtener una ventaja comercial, y siempre se hacen públicamente. divulgado. Hacemos / no hacemos donaciones caritativas que son legales y éticas según las leyes y prácticas locales. No se debe ofrecer ni hacer ninguna donación sin la aprobación previa del gerente de cumplimiento.
8. Sus responsabilidades
8.1 Debe asegurarse de leer, comprender y cumplir esta política.
8.2 La prevención, detección y denuncia de sobornos y otras formas de corrupción son responsabilidad de todos los que trabajan para nosotros o bajo nuestro control. Se requiere que todos los trabajadores eviten cualquier actividad que pueda conducir a, o sugerir, un incumplimiento de esta política.
8.3 Debe notificar a su gerente o su gerente de cumplimiento o la línea de ayuda confidencial tan pronto como sea posible, si cree o sospecha que se ha producido un conflicto con esta política o que puede ocurrir en el futuro. Por ejemplo, si un cliente o cliente potencial le ofrece algo para obtener una ventaja comercial con nosotros, o le indica que se requiere un obsequio o pago para asegurar su negocio.
8.4 Cualquier empleado que incumpla esta política enfrentará una acción disciplinaria, que podría resultar en el despido por mala conducta grave. Nos reservamos el derecho de terminar nuestra relación contractual con otros trabajadores si incumplen esta política.
9. Mantenimiento de registros
9.1 Debemos mantener registros financieros y tener controles internos adecuados. en el lugar que demostrará el motivo comercial para realizar los pagos a un tercero.
9.2 Debe declarar y mantener un registro escrito de todas las atenciones o obsequios. aceptado u ofrecido, que estará sujeto a revisión gerencial.
9.3 Debe asegurarse de que todos los reclamos de gastos relacionados con hospitalidad, obsequios o gastos incurridos a terceros se presenten de acuerdo con nuestra política de gastos y registrar específicamente el motivo del gasto.
9.4 Todas las cuentas, facturas, memorandos y otros documentos y registros relacionados con transacciones con terceros, como clientes, proveedores y contactos comerciales, deben prepararse y mantenerse con estricta precisión e integridad. Ninguna cuenta debe mantenerse "fuera de libro" para facilitar u ocultar pagos indebidos.
10. ¿Cómo plantear una inquietud?
Se le anima a plantear sus inquietudes sobre cualquier problema o sospecha de negligencia en la etapa más temprana posible. Si no está seguro de si un acto en particular constituye soborno o corrupción, o si tiene otras consultas, debe plantearlas a su gerente o al gerente de cumplimiento.
11. ¿Qué hacer si es víctima de soborno o corrupción?
Es importante que le informe al gerente de cumplimiento o a la línea de ayuda confidencial lo antes posible, si un tercero le ofrece un soborno, si se le pide que haga uno, si sospecha que esto puede suceder en el futuro o si cree que es un víctima de otra forma de actividad ilícita.
12. Protección
12,1 Los trabajadores que se niegan a ofrecer o aceptar un soborno, o aquellos que plantean inquietudes o denuncian las irregularidades de otros, a veces están preocupados por las posibles repercusiones. Nuestro objetivo es fomentar la apertura y apoyaremos a cualquier persona que plantee inquietudes genuinas de buena fe en virtud de esta política, incluso si resultan estar equivocadas.
12,2 Nos comprometemos a garantizar que nadie sufra un trato perjudicial como resultado de negarse a participar en un soborno o corrupción, o por informar de buena fe de su sospecha de que se ha cometido un soborno real o potencial u otro delito de corrupción, o que podría suceder. lugar en el futuro. El trato perjudicial incluye despidos, medidas disciplinarias, amenazas u otros actos desfavorables. tratamiento relacionado con plantear una inquietud. Si cree que ha sufrido algún tratamiento de este tipo, debe informar al gerente de cumplimiento de inmediato. Si este asunto no se soluciona y usted es un empleado, debe plantearlo formalmente utilizando nuestro Procedimiento de quejas que se puede encontrar en el Manual del empleado.
13. Formación y comunicación
13,1 La formación sobre esta política forma parte del proceso de inducción de todos los nuevos empleados y demás trabajadores. Todos los empleados y trabajadores existentes habrán recibido capacitación periódica y relevante sobre cómo implementar y adherirse a esta política.
13,2 Nuestro enfoque de tolerancia cero ante el soborno y la corrupción debe comunicarse a todos los proveedores, contratistas y socios comerciales al comienzo de la relación comercial con ellos y, según corresponda, a partir de entonces.
14. ¿Quién es responsable de esta política?
14,1 El director gerente tiene la responsabilidad general de asegurar que esta política cumpla con nuestras obligaciones legales y éticas, y que todos aquellos bajo nuestro control la cumplan.
14,2 El gerente de cumplimiento tiene la responsabilidad diaria de implementar esta política y de monitorear su uso y efectividad, y atender cualquier consulta sobre su interpretación. La dirección, en todos los niveles, es responsable de asegurarse de que sus subordinados conozcan y comprendan esta política y reciban una formación adecuada y periódica al respecto.
15 . Seguimiento y revisión
15,1 El gerente de cumplimiento monitoreará la efectividad y revisará la implementación de esta política, considerando regularmente su idoneidad, adecuación y efectividad. Las mejoras identificadas se realizarán lo antes posible. Los sistemas y procedimientos de control interno estarán sujetos a auditorías periódicas para garantizar su eficacia en la lucha contra el soborno y la corrupción.
15,2 Todos los trabajadores son responsables del éxito de esta política y deben asegurarse de usarla para revelar cualquier sospecha de peligro o irregularidad.
15,3 Se invita a los trabajadores a comentar sobre esta política y sugerir formas de mejorarla. Los comentarios, sugerencias y consultas deben dirigirse al gerente de cumplimiento.
15,4 Esta política no forma parte del contrato de trabajo de ningún empleado y puede modificarse en cualquier momento.
Escenarios de riesgo potencial: 'banderas rojas'
La siguiente es una lista de posibles señales de alerta que pueden surgir durante el transcurso de su trabajo para nosotros y que pueden generar inquietudes en virtud de diversas leyes contra el soborno y la corrupción. Esta lista no pretende ser exhaustiva y solo tiene fines ilustrativos.
Si encuentra alguna de estas señales de alerta mientras trabaja para nosotros, debe informarlo de inmediato a su gerente O al gerente de cumplimiento.
Se da cuenta de que un tercero participa o ha sido acusado de participar en prácticas comerciales inapropiadas.
Se entera de que un tercero tiene la reputación de pagar sobornos, o de exigir que se le paguen sobornos, o tiene la reputación de tener una 'relación especial' con funcionarios de gobiernos extranjeros.
C) Un tercero insiste en recibir un pago de comisión o tarifa antes de comprometerse a firmar un contrato con nosotros o llevar a cabo una función o proceso gubernamental para nosotros.
Un tercero solicita el pago en efectivo y / o se niega a firmar un acuerdo formal de comisión o tarifa, o a proporcionar una factura o recibo por un pago realizado.
Una solicitud de un tercero para que el pago se realice en un país o ubicación geográfica diferente de donde el tercero reside o realiza negocios.
Un tercero solicita una tarifa o comisión adicional inesperada para 'facilitar' un servicio
Un tercero exige entretenimiento o obsequios generosos antes de comenzar o continuar las negociaciones contractuales o la prestación de servicios.
Una solicitud de un tercero para que se realice un pago para 'pasar por alto' posibles infracciones legales
Una solicitud de un tercero para que proporcione empleo o alguna otra ventaja a un amigo o familiar
Recibe una factura de un tercero que parece no ser estándar o personalizada
Un tercero insiste en el uso de cartas complementarias o se niega a poner los términos acordados por escrito.
Observa que se nos ha facturado un pago de comisión o tarifa que parece grande, dado el servicio que se indica que se prestó.
Un tercero solicita o requiere el uso de un agente, intermediario, consultor, distribuidor o proveedor que normalmente no utilizamos ni conocemos.
Un tercero le ofrece un obsequio inusualmente generoso o una lujosa hospitalidad
INDERJIT SINGH
IGP CONSTRUCCIÓN Y PAISAJISMO LTD.
GRAVESEND, KENT